In most cases, people who go abroad for education, permanent residence, marriage or employment, employment, have to face the need to legalize documents.

Are all documents subject to legalization?

No, not all! There are a number of documents that cannot be used for legalization. (In most cases, these are documents with a photo). These include: passports, identity cards, employment records, driver's licenses, union tickets, military tickets, pension books, specifications, weapons permits, technical passports for the car.

Legalization of a document is the process of performing a number of certain procedures to give a document legal force in another country. In fact, it is a confirmation of the authenticity of this document by the highest state bodies. That is, legalization is necessary for a document issued in Ukraine to be valid in another country, and vice versa.

In essence, during the legalization, the authority, authenticity of the signature, seal or stamp of the official who issued the document is confirmed.

The legalization process can be carried out with civil status documents (documents from the registry office: birth certificate, marriage, divorce, change of surname or name, etc.), insurance, certificates, powers of attorney, court decisions, as well as materials on civil , family and criminal cases, with documents on education (diploma, certificate, extract, program, etc.), with documents of legal entities (certificate from the tax inspection, certificate of registration of a sole proprietorship, certificate of ownership, certificate of registration of a trademark , certificate of payment of the single tax, etc.), but not with documents directly related to economic, commercial, financial or customs actions.

Do all countries need legalization of documents of Ukrainian origin?

• most of the CIS countries where the Minsk Convention of January 22, 1993 is in force. (As amended on March 28, 1997) - Azerbaijan, Armenia, Belarus, Georgia, Kazakhstan, Kyrgyzstan, Moldova, Russia, Tajikistan, Turkmenistan, Uzbekistan;
• countries with which Ukraine has concluded a bilateral agreement on legal assistance in civil matters - Hungary, Vietnam, China, Latvia, Lithuania, Moldova, Mongolia, Poland, the Czech Republic, Estonia.

In fact, there are two ways of legalization of documents, namely consular legalization (for countries which have not signed the Hague Convention of 5 October 1961) and apostylizatsiya (ie Apostille stamp affixing to the participating countries above mentioned Convention).

КОНСУЛЬСЬКА ЛЕГАЛІЗАЦІЯ проводиться на документи в країни, які не є учасницями Гаазької конвенції, тому спрощена схема легалізації шляхом проставлення апостиля для них не діє. Тому для цих країн використовується старий спосіб легалізації - через консульство.

При цьому розрізняють так зване «одне» коло або ж «подвійної» легалізації (залежно від вимог країни, в яку подаються документи).

У першому випадку проводяться наступні дії:

• здійснюється нотаріально завірений переклад,
• проставлення печатки Міністерства юстиції України,
• проставлення печатки Міністерства закордонних справ України, після чого
• здійснюється проставлення печатки консульства (посольства) необхідної країни.

У другому випадку проводяться наступні дії:

• робиться нотаріально завірена копія документу,
• проставлення печатки Міністерства юстиції України,
• проставлення печатки Міністерства закордонних справ України,
• здійснюється нотаріально завірений переклад,
• проставлення печатки Міністерства юстиції України,
• проставлення печатки Міністерства закордонних справ України, після чого
• здійснюється проставлення печатки консульства (посольства) необхідної країни.

Існує список країн, які вимагають консульську легалізацію, серед них:

Канада, Чилі, Уругвай, Коста-Ріка, більшість африканських і азіатських країн (арабських) Алжир, Кувейт, Саудівська Аравія, ОАЕ, Катар, Лівія, Китай (крім Макао і Гонконг), Шрі-Ланка, Ірак, Єгипет, Палестина і т.д.

Щоб ми змогли легалізувати для Вас документ необхідно надати нам:

• довіреність, оформлену у нотаріуса на одного із співробітників нашого бюро перекладів;
• при легалізації документів з відділень РАЦСу, необхідно надавати новий зразок. Якщо ж, в країну, куди Ви подаєте документи, проходить документ і старого зразка, то легалізацію можна проставити і на нотаріально засвідченій копії;
• легалізуючи документи про освіту, необхідно надати архівну довідку з навчального закладу;
• для легалізації документів юридичних осіб, необхідно надати на одного з наших співробітників супровідний лист від компанії на бланку з печаткою та підписом директора, в якому потрібно вказати дані людини, яка буде подавати документи на легалізацію.